Советы для правильного общения по электронной почте

Прошли те дни, когда деловые связи были, прежде всего, обработаны лично или по телефону; электронная почта — предпочтительный метод сообщения в сегодняшней деловой среде. Переписка по электронной почте дает компаниям быстрый способ послать сообщения клиентам и коллегам. Ведя дело по электронной почте, для пользователей важно осуществить этикет.

Приветствие

Во многом, как и в личном разговоре, электронные письма должны начаться с надлежащего приветствия. Общие обращения включают имя получателя и начало послания: «Привет», «Доброго времени суток».

Отправьте соответствующим получателям

Электронные письма часто разделяются больше чем между двумя получателями, таким образом, важно определить, какие адресаты занесены в рассылку экземпляров. Если вы ожидаете ответ, используйте «двустороннюю» линию. Проявите осторожность, используя линию «рассылки первых экземпляров». Используйте этот тип рассылки только в определенных случаях.

Используйте описательную и значащую строку темы

Обработайте строку темы, которая дает понимание получателю о содержании электронной почты. Проверяя электронную почту, получатели часто определяют важность, читая заголовок, который предлагает строка темы.

Напишите четкое и краткое сообщение

Придерживайтесь одной темы, обрабатывая электронное письмо, и избегайте других несвязанных тем. Корректируйте письма для избавления от грамматических ошибок и предоставления ясности прежде, чем нажать на кнопку посыла.

Приложения просмотра

Компьютерные вирусы часто транспортируются посредством простых почтовых обменов, вызывая опустошение на компьютерах у получателей. Защитите почтовых пользователей, просмотрев документы, фотографии и другие приложения с программой антивирусного обеспечения, прежде чем вы пошлете электронные письма.

Избегайте использования смайликов

Смайлики, часто используемые в случайном общении и почтовых разговорах, идут вразрез с правилами для делового почтового этикета. Они особенно не подходят для общения с руководителем компании или менеджером.

Избегайте несоответствующих шуток

Не используйте шутки для отправки клиентам и коллегам. То, что забавно для вас, может быть оскорбительным другим получателям.

Используйте почтовую подпись

Включайте закрытие в конце каждой электронной почты, такое как «С благодарностью», «Спасибо», «С уважением», «Всего лучшего». При прощании включайте свое имя. Почтовые подписи часто включают деловую эмблему, связь с веб-сайтом компании и контактную информацию, такую как телефонный номер, адрес почты или связи с профилями социальных медиа компании.

Ответьте на электронные письма своевременным способом

Как правило, просмотрите электронные письма, чтобы увидеть, задает ли получатель вопрос. Следите за тем, чтобы вы ответили к определенному времени или дате, назначенной адресатом. Реагируйте соответственно, чтобы избежать крайних сроков, поскольку это может оказать негативное влияние на производительность.

Выбор подходящего времени для сообщений и звонков

Не всегда легко обращаться с проектами компании и проблемами по электронной почте. Иногда, необходимо поднять трубку или встретиться лично, чтобы обсудить детали и продвинуться со сложными проектами, которые включают много деталей и многочисленную команду людей.